Muitas empresas questionam-se, frequentemente, sobre qual a importância de manter os documentos contabilísticos organizados e bem arquivados. Perguntando constantemente quais os benefícios diretos que podem tirar desta mesma organização.
A outra pergunta que fazem frequentemente é: por que se deve ter esses mesmos documentos organizados e arquivados e como fazê-lo? Desta forma neste artigo selecionamos alguns pontos para auxiliar na organização dos documentos contabilísticos.
Etapas importantes para organização de documentos contabilísticos?
O processo de organização e classificação de documentos contabilísticos passam por seguintes etapas:
- Receção dos documentos
- Organização documentos de forma cronológica
- Separação dos documento de acordo como as Despesas e as Receitas
Após receber os documentos contabilísticos, deve-se organizar os documentos de forma cronológica (conforme o dia, mês e o ano ) e também deve-se fazer a separação entre as despesas e as receitas.
| RECEITAS | DESPESAS |
|---|---|
| Serviços prestados | Dívida a Fornecedores |
| Vendas de Produtos | Contas a pagar |
| Aluguer | Dívidas com clientes |
| Rendimentos | Contas de Água |
| Contas a Receber | Contas de Luz elétrica |
| Dívidas de Clientes | Encargos salariais |
| Matérias de escritórios |
O passo seguinte na organização dos documentos seria classificá-los por tipos de contas.
Obs: O processo de classificação e lançamentos dos documentos contabilísticos é de inteira responsabilidade de um profissional capacitado ou empresa especializada na área.
A empresa nunesconsulting considerada uma referência no mercado com mais de 8 anos no mercado vem ajudando várias empresas e negócio nesta área!
Possuindo um conjunto de soluções e serviços ligado a consultoria, contabilidade, fiscalidade, gestão de recursos humanos, focado para o desempenho na sua empresa, receitas e o crescimento exponencial, entra em contacto caso precisa de mais informações nesta área.
Já tendo os documentos contabilísticos classificados faz-se o lançamento de cada documento contabilísticos em suas respetivas contas, planilhas de Excel, não esquecendo de fazer o backup de segurança para evitar possíveis transtornos relacionados acom perdas de informações.
De seguida faz-se a confrontação dos resultados através dos extratos para ver se todos os resultados coincidem, e assim procede-se para a revisão e a correção dos pontos em faltas ou com erros, por último reforça-se fazendo uma análise dos resultados.
A necessidade de empresas ou agentes econômicos ter documentos contabilísticos organizados e arquivados ?
Todas as empresas estão sujeitas a fiscalidade que é um processo pelo qual há arrecadação de receitas por parte do estado tendo em vista a satisfação das necessidades dos cidadãos.
Desta forma, quando os agentes fiscais não encontram os documentos contabilísticos organizados, o sujeito econômico ou a empresa fica sujeita a várias multas e as respetivas legalização dos documentos contabilísticos.
Não obstante as exigências estipuladas, a organização dos documentos contabilistas também passa pelas seguintes razões.
- Também se deve ter os mesmos documentos organizados e classificados porque permite analisar a evolução das contas ou grupos de contas
- Fazer comparação entre os resultados de diferentes períodos (anos)
- Também serve para fazer registro das movimentações das contas
- Para conhecer também a situação financeira da empresa, saber o seu nível de crescimento e a sua rentabilidade e sustentabilidade
Estas informações serão entregues também aos investidores, financiadores, fornecedores, credores, sector público e em vários casos ao público em geral.
Benefícios imediatos quando se tem documentos contabilísticos organizados
Os benefícios que as empresas e agentes econômicos possuem quando optam pela organização dos documentos contabilísticos são:
- O resumo da atividades contabilísticas
- O fácil acesso as informações da empresa
- Dá a conhecer ao gestor o fluxo das Despesas e as Receitas da empresa
- Torna-se possível ter uma ideia mais clara do real cenário da empresa e assim facilita nas tomadas de decisões
- Também e através dos documentos contabilísticos que se faz as análises vertical e horizontal da empresa, onde será avaliado a evolução das receitas, despesas, saldos de contas a receber e a pagar bem como o próprio crescimento da empresa
- Facilita no processo de acompanhamento rotineiros de forma mais eficaz e possibilita diagnosticar e corrigir rapidamente ou atempadamente os possíveis problemas
- torna-se mais fáceis o controle das obrigações que as empresas tem para com o Estado e os terceiros
Em suma esperamos com este artigo ajudar no entendimento e a organização de documentos que são fundamentais para o bom funcionamento das empresas, pois facilita todas as atividades relacionadas com o uso de informações financeiras da empresa.
Se ainda não possui condições ou tempo para fazer a organização da sua contabilidade poderá optar por uma empresa de consultoria e assessoria. A nunesconsulting vem apresentando os seus serviços ao nível de consultoria e assessoria de forma auxiliar nas organizações de documentos contabilisticos entre em contacto com os nossos serviços e peça mais informações, estamos prontos para auxiliar na gestão da sua empresa.
